Смена главного бухгалтера. Прием документации.

Новый главный бухгалтер. За что он отвечает?

Любой бухгалтер на новом рабочем месте всегда начинает с того, что принимает дела у того бухгалтера, который их вел ранее. Но это нужно сделать правильно, чтобы потом не выяснилось, что предыдущий бухгалтер был, так скажем, недобросовестен.

Как это сделать правильно в законодательстве не описано. Поэтому все сводится к тому, на сколько опытен бухгалтер и от этого зависит степень риска оказаться сложной ситуации. В соответствии с этим у каждого бухгалтера существуют свои требования к уходящему коллеге, а некоторые придерживаются такой позиции, что «ничего принимать» не нужно. Так кто же в итоге оказывается прав? Попробуем в этом разобраться и сделать необходимые выводы, так как вопрос не прост и важен для каждого руководителя и бухгалтера.

Для того, чтобы разобраться в этом вопросе, проанализируем рекомендации разных специалистов: требования со стороны проверяющих (аудиторы, инспекторы налоговых служб) и самих бухгалтеров.

В теории проверяющие первым советуют  делом проверить учетные документы. Первое, на что нужно обратить внимание – это наличие этих документов за последние пять лет. Именно столько первичку надо хранить на фирме или в архиве (ст. 17 Закона от 21 ноября 1996 г. «О бухгалтерском учете»).

Особое внимание при приеме документов уделите:

  • банковским и кассовым документам;
  • расчетным и платежным ведомостям;
  • журналам регистрации доверенностей, ценных бумаг;
  • журналу учета счетов-фактур;
  • книгам покупок и продаж и др.

Если говорить о налоговой отчетности, то её будет достаточно только за последние три года. Это именно тот срок, за который налоговая может потребовать предоставить отчетность (согласно статьи 87 Налогового Кодекса Российской Федерации).

Так же необходимо проверить наличие всех деклараций и расчетов и наличие на них штампов налоговой инспекции или почтовое уведомление об отправке с описью всех вложений.

Казалось бы, все рекомендации обоснованные и выполнимые, но вот на практике оказывается, что выполнить все рекомендации за пару дней не получается. Да, кроме этого, откуда Вам знать, чего именно не хватает? Для того, что бы проверить всё «от и до», то придется сверять каждую бумагу с журналом отчетности  и учета хозяйственных операций, а если так же еще и обращать внимание на оформление всех документов, то этот процесс будет бесконечным.

Та же история и с отчетностью фирмы. Если получится, что какой-нибудь декларации нет в наличии, то оформлять её в любом случае, придется именно Вам, так как Вы вступили в должность. А предшественник не сможет подписывать документы, так как в должность вступили именно Вы. Так что получается замкнутый круг, из которого придется выбираться именно Вам. А представьте себе ситуацию, когда на фирме не велись книги покупок и продаж, журналы доверенностей, то их просто не под силу сделать за несколько дней. Да и вообще, в принципе, трудно заставить работать человека, который твердо решил уйти с фирмы.

Кроме того. Главный бухгалтер может быть и материально ответственным лицом, то в Ваших интересах будет провести инвентаризацию вверенных ему материальных ценностей. Например, в маленьких фирмах главный бухгалтер довольно часто выполняет функции и обязанности кассира. Тут потребуется снять остаток кассы, сверить его с кассовой книгой и книгой кассира-операциониста.

Итак, к самим рекомендациям претензий нету, вот относительно способов реализации тут уже все гораздо сложнее и эти рекомендации в этом ключе не выдерживают никакой критики. К примеру, как можно требовать проведения всех документов, если их бухгалтерия получит только спустя недели, а то и месяцы. Если Вы потребуете «закрыть» промежуточный период, то от этого совсем никакой пользы Вам не будет.

Самым удобным и оптимальным будет именно аудит. Только аудит сможет поспособствовать ускорению темпов и повысить качество проверки. Кроме того, новому бухгалтеру не придется самостоятельно выполнять неблагодарную работу, которая, ко всему прочему не будет оплачена, а если еще учесть, что вся работа будет проводиться в нерабочее время и на общественных началах. И теперь попробуйте еще раз задаться вопросом, насколько оно Вам нужно.

Проведение бухгалтерского аудита – идеальный вариант, но и он, к сожалению, достаточно трудновыполним. Согласитесь, что не каждый директор готов оплатить аудиторскую проверку и особенно, если это уже второй или третий бухгалтер за последний год.

После передачи дел ревизоры советуют составить акт. В нем следует перечислить полученные от предшественника папки с документами и ценности, привести остатки по всем счетам с расшифровкой и вообще все, что сочтете нужным. Приложите к акту оборотный баланс и другие бумаги, составленные на момент передачи власти. Подписать все это должны оба главных бухгалтера – уходящий и вступающий в должность, а также специально созданная комиссия.

Описывать папки с документами и перечислять остатки по счетам – занятие бессмысленное. Новому главбуху эта опись ничем не поможет. Ведь по мере поступления недостающих документов остатки по счетам и оборотка будут постоянно меняться. Что касается папок, то важны не перечень и количество, а содержащиеся в них документы. Поэтому если уж описывать, так именно документы. Однако это займет слишком много времени, и узнать от предшественника что-то действительно полезное вы не успеете.

Как видим, эти советы оторваны от жизни. Дело в том, что их единственная цель – избавить нового главбуха от ответственности за возможные упущения предшественника. При этом авторы рекомендаций, наверное, забыли, за что действительно отвечает главный бухгалтер. А отвечает он сразу «за себя и за того парня» – за бухгалтерский и налоговый учеты.

Учтите, главбуха могут наказать за «грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов» (ст. 15.11 КоАП РФ). При этом грубым нарушением считается искажение любой статьи (строки) форм бухгалтерской отчетности или сумм начисленных налогов не менее чем на 10 процентов.

Приведем пример. Предприятие учло стоимость коммуникаций как малоценку, в то время как они являются составной частью здания, к которому подведены. То есть бухгалтер нарушил требования ПБУ 6/01. В соответствии с ним коммуникации надо было отнести на счет 01 «Основные средства». В результате ошибки оказалась занижена налоговая база по налогам на прибыль и имущество. За это фирму наказали по статье 120 Налогового кодекса (постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 марта 2003 г. по делу № А56-22146/01).

Главбуху такое нарушение грозит штрафом в размере от 2000 до 5000 рублей. Спрашивается, какому – старому или новому?

К сожалению, новому. Ведь всю бухгалтерскую отчетность составляют нарастающим итогом с начала года. Так что преемнику придется отвечать за весь текущий год, даже если он пришел на фирму в декабре. И это несмотря на то, что предыдущие балансы делал бывший главбух, который несет ответственность за весь прошлый год.

Теперь о неуплате налогов и непредставлении деклараций. Ответственность за это может быть не только административной, но и уголовной (журнал писал об этом в № 9 за 2005 год). Здесь новый главбух отвечает за налоговый период, по которому он отчитывался. А этот период, как известно, у разных налогов свой. Лишь для НДС он равен месяцу или кварталу. По большинству же остальных налогов – ЕСН, налогам на прибыль, имущество и доходы физлиц – налоговый период составляет год.

Целесообразность принимать дела от предыдущего главного бухгалтера

Нужно, чтобы быстро влиться в учетный процесс и понять насущные потребности бухгалтерии и фирмы в целом. Ведь у каждого специалиста свои приемы работы, известные только ему проблемы с партнерами и т. д. Кроме того, у любой отрасли есть специфика, а в бухгалтерии – разделение труда. Вот только принимать дела лучше неформально.

Вначале просто узнайте, где и в каком порядке хранятся бухгалтерские и налоговые документы. Затем поинтересуйтесь, есть ли на фирме учетная политика и ознакомьтесь с ней. Это очень важно, поскольку вы должны применять именно те методы учета, которые заявлены в учетной политике. Советуем выборочно проверить, как на практике ваш предшественник следовал этому документу, поскольку иногда дело доходит до абсурда.

Вот что нам рассказала Надежда Свикова, главный бухгалтер одной из саратовских фирм: «На одном предприятии меня очень удивило полное отсутствие задолженности покупателей. Оказалось, что, согласно учетной политике, налог на прибыль здесь рассчитывают кассовым методом. Отсюда мой предшественник сделал странный вывод: в бухучете выручку он стал отражать, только когда она получена. При этом все остальные документы бухгалтер проводил в день их составления. Короче говоря, он спутал бухгалтерский учет с налоговым. Пришлось изрядно потрудиться, чтобы исправить ситуацию».

После этого разберитесь с договорами. Прежде всего выясните у коллеги, не было ли контрактов с особым переходом права собственности и другими «нетрадиционными» условиями. Если были, проверьте правильность их отражения в учете. В подобных случаях особенно велика вероятность ошибок, поскольку не все бухгалтеры читают договоры и не все знают о существовании счета 45 «Товары отгруженные». По договорам страхования и аренды всю сумму авансового платежа некоторые сразу относят на расходы, минуя счет 97 «Расходы будущих периодов».

Советуем также распечатать оборотный баланс на любую дату и посмотреть субсчета. Иногда здесь можно увидеть много интересного. Вот реальный пример из бухгалтерской практики, рассказанный Натальей Рыбаковой из Подмосковья:

«Когда я пришла работать в иностранную компанию, то обнаружила на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы» четыре уровня субсчетов:

1 уровень – виды внеоборотных активов (в соответствии с планом счетов);

2 уровень – объекты внеоборотных активов (например, «Фабрика»);

3 уровень – номера грузовых таможенных деклараций, по которым поступали детали оборудования;

4 уровень – наименование комплектующих для производственных линий и отдельных объектов будущих основных средств.

Чтобы построить такую структуру счета, бывший главбух нарушил типовую конфигурацию программы «1С». В результате поставить на баланс любое основное средство стало невозможно. Мне пришлось восстанавливать типовую конфигурацию программы и заново разносить по объектам многие сотни проводок за два года».

С предшественником также необходимо поговорить о способах ведения налогового учета, посмотреть его регистры и расчеты. Если ваш коллега не затруднял себя этим, вам придется делать все с начала года.

Таким образом, за два-три дня смены власти вы узнаете главное. С подробностями можно знакомиться постепенно в ходе дальнейшей работы. Кстати, все перечисленное рекомендуется сделать и в том случае, если познакомиться с предшественником вам не удалось. А пояснения можно получить у заместителя главбуха, директора и специалистов фирмы.

Формальности при передаче дел.

Но даже при неформальном подходе к смене главного бухгалтера нельзя обойтись без оформления документов.

  • Во-первых, на фирме надо издать приказ о приеме на работу нового сотрудника. Возможны две ситуации: либо новый главбух пришел на вакантное место, либо его предшественник еще не уволился. В первом случае формулировка приказа обычная. Во втором – нового главбуха нельзя сразу утверждать на эту должность. Поэтому на время передачи дел оформите его как заместителя. Можно поступить иначе – формально уволить уходящего главбуха чуть раньше, оплатив ему эти дни работы. Например, выдать матпомощь.
  • Во-вторых, новый главбух должен принять у коллеги (при его отсутствии – у директора) по акту приема-передачи печать фирмы, ключи от сейфа и бухгалтерии, электронные ключи от программы «Банк-клиент», ценные бумаги, бланки строгой отчетности и т. д.
  • В-третьих, ему необходимо оформить банковские карточки с подписями.
  • В-четвертых, о смене главного бухгалтера следует известить налоговую инспекцию. Хотя в законе такая обязанность не предусмотрена, лучше это сделать. Уведомление составьте в произвольной форме, приведя в нем паспортные данные и ИНН нового лидера.

Наконец, запросите в налоговой инспекции акт сверки взаиморасчетов с бюджетом. Он станет отправной точкой вашей деятельности.

Наши услуги
Отзывы о нас

Юрий Немешаев

Под конец года накопилось много дел, а тут еще и подошел период, когда нужно готовить все документы к сдаче годовой отчетности в налоговую.

Смотреть все

Позвонить