Документооборот: косая черта перед подписью.

В деловом документообороте распространена практика, когда над подписью ставится черта. Это бывает в тех случаях, когда документ подписывает не уполномоченный на это по учредительным документам, или данные которого не указаны в реквизитах.

В этих случаях перед подписью ставится косая черта. Эта черта указывает на то, что подпись поставлена, например, заместитель. Достаточно ли этой «косой черты» для того, чтобы документ имел юридическую силу? И как вообще правильно оформлять документы, когда их подписывает заместитель.

Из истории вопроса.

Такая традиция с косой чертой перед подписью существует уже давно и находится, как бы, вне рамок правового регулирования. В 1988 году Главархивом СССР по этому вопросу было определено, что если должное лицо отсутствует, а требуется его подпись на документ, то эти обязательства может на себя взять заместитель. При этом должна быть указана фактическая должность лица, которое ставит подпись. Должна в обязательном порядке присутствовать расшифровка Фамилии, Имени и Отчества подписывающего этот документ. Исправления возможно вносить чернилами или машинописным набором текста с расшифровкой или уточнением занимаемой должности: «и.о., зам». Исключены варианты с использованием предлога «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности подписывающего (приказ от 25.05.88 № 33).

Кроме того, сегодня действует определенный стандарт оформления документов: Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Правда, в этом стандарте ни слова не сказано о том, как должен подписаться заместитель. Но это не значит, что косая черта узаконена. Ведь приказ Главархива № 33 никто не отменял, и он продолжает действовать на территории РФ.

Поэтому в соответствии с действующими правилами делопроизводства заместителю необходимо поставить свою подпись и сделать ее расшифровку, если он визирует документ вместо генерального директора.

Но как быть, если в бухгалтерию поступит договор, который со стороны контрагента подписан с косой чертой?

Как же быть, если она уже есть в документе?

Сама по себе косая черта не лишит договор силы. Но если не будут указаны фамилия и должность лица, который его подписал, суд может решить, что это неустановленное лицо (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 15.07.02 № КГ-А40/4377-02). Контрагенты могут отказаться исполнять обязательства по такой сделке, ее могут не признать и налоговики. Это особенно неприятно если речь идет о договоре, по которому компания собирается учесть расходы для целей налогообложения прибыли и применить вычет по НДС.

Если вы получили договор с «косой чертой» от контрагентов, то необходимо попросить партнеров подтвердить полномочия лица, поставившего визу. В качестве подтверждения подойдет доверенность или, например, распорядительный документ о назначении лица исполняющим обязанности руководителя. Целесообразно предложить партнерам все же оформить сделку по действующим правилам. А именно: вписать в договор фамилию и должность лица, подписавшего договор, и ссылку на реквизиты документа, которым лицо уполномочено на совершение сделки. Лучше всего, если к договору будет приложена копия такого документа.

Есть еще один вариант. Если контрагент в последующем одобрит сделку, из-за косой черты можно не беспокоиться. О том, какие именно действия можно расценивать как одобрение сделки, сказано в пункте 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57. Партнера можно считать одобрившим сделку, если он полностью или частично оплатил товары, принял их для использования, полностью или частично уплатил санкции или другие суммы в связи с нарушением обязательства, реализует другие права и обязанности по сделке и т. д.

Тот же вопрос в счетах-фактурах.

И еще один из наиболее затрагиваемых вопросов по оформлению документов – это подпись руководителя на счете-фактуре (п.6 ст.169 НК РФ).

Как же быть, если к Вам поступает счет-фактура, в которой упомянутым в самом начале способом стоит подпись руководителя с косой чертой перед подписью? В отделе косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики России считают, такая косая черта не сможет быть препятствием и приведет  к отказу в выдаче НДС.

Так же необходимо проверить на соответствие требованиям налогового законодательства остальных условий, которые относятся к оформлению подписи. П.6 статьи 186 Налогового Кодекса Российской Федерации говорится, что подписывать счет-фактуру имеет право любое уполномоченное лицо. Поэтому вообще не имеет смысла ставить подпись с использованием пресловутой косой чертой. Достаточно полномочия передать приказом по организации или с помощью доверенности от имени организации.

Стандартами реквизитов самого бланка предусмотрено, что подпись на нем может ставить руководитель. Однако, Минифин разъяснил, что в случае, если подпись ставит не руководитель, то указывать его должность не обязательно. Достаточно того факта, что был приказ по организации и в нем зафиксирована передача данных полномочий. Но расшифровка подписи в этом случае, как Вы понимаете, необходима (письмо Минфина России от 16.06.04 № 03-03-11/97). Но и если будет указана должность подписывающего, так же не будет считаться ошибкой для документа (письмо ФНС России от 20.05.05 № 03-1-03/838/8).