Кадровая документация

Состав и организация кадровой документации

Трудовые отношения обязательно должны быть регламентированы официальными кадровыми документами, которые являются отражением персонала.

Ведь в основе принятия решений в структуре управления лежит кадровая документация. Также такого рода документация фиксирует юридические факты.

Группы кадровых документов

Это документы по личному составу работников и документы, которые связаны непосредственно с функцией управления персоналом и организацией труда

1 группа. Документы, учитывающие личный состав:

— при оформлении и приеме на работу (например, заявление о приеме на работу и соответствующую должность, приказ о приеме);

— при переводе на другую работу ( само заявление о переводе, дополнительные соглашения, приказ о данном переводе);

— при совершения процесса увольнения работника ( заявление об увольнении, приказ, соответствующие акты, служебные и объяснительные записки и прочее);

— при оформлении поощрений (представления и приказы о поощрении);

— при оформлении дисциплинарных взысканий (записи о нарушениях трудовой дисциплины, объяснительные записи, соответствующие приказы);

— документы сотрудника (личное дело, карточка, трудовая книжка).

Последний вид документов имеет огромное значение для самого работника, так как именно они подтверждают стаж его работы, назначение пенсии, выплат социального плана. Поэтому оформлять такие документы нужно безошибочно.

2 группа. Локальные нормативные акты:

— правила внутреннего распорядка;

— положение о структурном подразделении;

— положение о коммерческой тайне;

— штатное расписание.

Эти документы регламентируют трудовые отношения между лицами трудовых отношений. Данная группа документов позволяет организовать баланс работника и работодателя и уменьшить число возникновения трудовых споров.

Как организуется кадровая документация?

Порядок данной организации выбирается каждым руководителем индивидуально. Локальные нормы разрабатываются самостоятельно работодателем с учетом соответствующей специфики фирмы. Такие документы не содержат положений, по которым могут ухудшаться условия труда персонала в сравнении с трудовым законодательством. Содержание некоторых нормативных актов, например Правил внутреннего трудового распорядка или Положения о защите персональных данных, четко определено в Трудовом кодексе РФ. Для последующих документов кадрового назначения (например, штатное расписание, график предоставления отпусков и прочее)  разработаны специальные унифицированные формы Госкомстатом РФ.

Чтобы правильно и четко организовать кадровое делопроизводство нужно разработать локальный нормативный акт, положение, инструкцию. При этом нужно использовать только утвержденные стандарты гос. системы документационного обеспечения управления.

Наши услуги
Отзывы о нас

Юрий Немешаев

Под конец года накопилось много дел, а тут еще и подошел период, когда нужно готовить все документы к сдаче годовой отчетности в налоговую.

Смотреть все

Позвонить